Integrantes: Jhonny Alexander Romero Arenales ; Luis Contreras ; Carolina ; Johan

20 julio, 2005

Manual de Organizacion


Introducción.


La elaboración del Manual de Organizaciones, tiene la intención de proporcionar en forma ordenada y sistemática, un organigrama funcional y todo lo referente a la misión y visión de la organización, los objetivos funcionales, políticas generales, normas, controles, y funciones de cada área de trabajo que se presentaran en su organigrama; mostrando una función de conjunto de la empresa, donde se precisan las funciones encomendadas a sus diversas áreas, que servirán de base para cumplir las metas y objetivos de la empresa. Convirtiéndose en un instrumento de apoyo administrativo y elemento de consulta constante, facilitando la actualización de los elementos humanos, las labores de auditoria y la evaluación de control interno.

Base Legal.

Para constituir una empresa sea firma personal o compañía anónima (C.A), debe regirse por

una serie de leyes, reglamentos y códigos para su funcionamiento legal. Ellos son:

· El código de Comercio: señala las disposiciones para el diseño del registro de comercio, documento el cual le da vida a la empresa. Este texto señala los capítulos que deben formar el contenido del registro mercantil de toda compañía anónima. Dichos artículos a considerar son tomados del titulo VII: De las compañías de comercio y las cuentas en participación: 1) disposiciones generales, 2) De la forma del contrato de sociedad. 3) De la compañía en nombre del colectivo, 4) De la compañía en comandita, 5) De la compañía anónima, 6) Disposiciones comunes a la compañía en comandita por acciones y a la compañía anónima. Otro aspecto mencionado en el código de comercio y relevante para nuestro uso es el aspecto contable que se encuentra establecido en el Art. 32 al Art. 44

· La ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA): es la ley que graba el gasto y el consumo de una empresa. En la actualidad esta ley establece 3 tipos de contribuyentes: 1) Contribuyentes Formales: obtienen ingresos menores a 3000 UT, 2) Contribuyentes Ordinarios: obtienen ingresos mayores o iguales a 3000 UT y menores de 6000 UT, 3) Contribuyentes Especiales: obtienen ingresos mayores o iguales a 6000 UT. En este caso, serán contribuyentes formales y en consecuencia se esta en la obligación de llevar una relación mensual de la compra – venta realizadas durante cada mes y cumpliendo los requisitos exigidos por el SENIAT. A su vez, se encuentra en la obligación de realizar una declaración de IVA informativa presentándola cada 3 meses según sea el caso de la empresa.

· La ley orgánica del Trabajo: señala las horas legales de trabajo, duración de la jornada de trabajo, salario mínimo nacional(establecido en la Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela, el Miércoles 27 de Abril de 2005, Número 38.174 del Presidente Hugo Chávez Frías, según art. 2 se fija como salario mínimo 303.735,90 Bs., ya que la empresa cuenta con menos de 20 empleados, en su defecto si es mayor a 20 empleados se fija como salario mínimo 405.000 Bs. según art. 1 ), el pago de salario, horas extraordinarias, vacaciones y prestaciones sociales.

· Ley del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales: la cual señala la obligación del patrono de escribir la empresa y a sus trabajadores ante este organismo con la finalidad de que los mismos gocen de asistencia medica, pensión de invalides y de vejez (Según la Gaceta Oficial Nº 4.322 del 3 de noviembre de 1991, según Capítulo 1, art. 1 al 4, Capítulo 2 y 3, del Titulo III: Capítulo I y Capítulo II, de las personas sujetas al seguro social, invalides y vejez).

· Ley del Instituto Nacional de Cooperativa Educativa (INCE); se inscribe la empresa con la finalidad de que una vez la cual cuente con mas de 5 trabajadores cotice el 2% de los salarios mensuales y de esta manera contribuya con el mejoramiento de la educación del personal(según el art. 3, Capitulo III art. 10)

· Ley del Impuesto sobre la Renta; es la que graba el enriquecimiento obtenido por la empresa durante sus ejercicios económicos (art. 7, art. 15-33, art. 52, art.80)

· Código Orgánico Tributario; deberes formales que debe cumplir la empresa.

Objetivo del Manual.

El manual de procedimientos trasmite, sin distorsiones, la información básica requerida y referente al funcionamiento de las unidades administrativas y de los puestos que intervienen en ella, precisando las responsabilidades, participación e importancia de cada una, para el buen funcionamiento del cyber café.

El objetivo del presente manual es explicar las funciones de cada unidad o departamento de la empresa, mediante un documento que contenga el modo en que la organización esta integrada, informando la relación existente entre sus diferentes departamentos.


Misión y Visión de la Empresa.


Misión: Garantizar la seguridad de los clientes en un contexto múltiple que permita al usuario poder escoger de acuerdo a su preferencia, en un establecimiento de doble función, bajo un ambiente agradable con costos que se ajusten a las actividades realizadas; de esta manera convertirse en pioneros en la diversificación de funciones proporcionadas por la red.

Visión: La visión que tiene Zona Virtual (cyber café) se enfoca en convertirse en la combinación perfecta entre video juegos y navegación en red, prestando sus servicios a toda la ciudadanía, logrando con ello un equilibrio de demanda entre sus servicios (video juegos y navegación) obteniendo buenas ganancias y clientes complacidos.



Objetivos Funcionales


Objetivo General: Prestar el mejor servicio de Internet en un ambiente exclusivo, ofreciendo la mayor disponibilidad en aquellas actividades con mayor demanda por parte de los clientes como lo son: copiado de CDS, impresiones, venta de programas, fotocopias, etc.

Objetivos Específicos:

Ø Ofrecer la mayor velocidad posible en la descarga de archivos y programas, acceso a la red entre otros.

Ø Brindar un servicio continuo en un horario comprendido de 7:00am a 11:00pm, incluyendo días feriados.

Ø Prestar servicio de copiado de CDS, impresiones, venta de programas, fotocopias, etc.; a todo usuario, utilice o no el servicio de red (Internet).

Ø Ofrecer servicio de cafetín a todo usuario.

Ø Estar a la vanguardia en cuanto a nuevos juegos y últimos software´s se refiere.

Ø Cubrir la demanda existente en la localidad de ubicación.

Ø Proporcionar un nuevo servicio basado en las múltiples actividades de la red, que le permita al usuario tener una preferencia basada en la exclusividad.

Políticas generales

Ø El personal que se contrate para los distintos puestos, deben estar debidamente capacitados para asumir su cargo.

Ø Entre los empleados no debe existir relaciones de afinidad en primer grado.

Ø El personal que labore en el cyber “Zona Virtual” debe portar de forma ideal el uniforme cuando este en el trabajo y cada vez que lo utilice fuera de el, ya que es representante de la empresa.

Ø Todo cliente debe ser atendido imparcialmente, no deberán existir preferencias entre ellos.

Ø La zona de juegos en red y la zona de navegación, son solo de uso exclusivo para los fines que fueron creados.

Ø Todo alimento, bebida, entre otros, que se consuman en el cyber, deben ser adquiridos en este.

Ø El cliente podrá consumir alimentos de todo tipo en su equipo de trabajo, haciéndose responsable por algún daño hecho a la maquina por este concepto.


Organigrama funcional



Organigrama de dotación de Personal



Unidad Organizacional:

Gerencia.

Objetivo general:

Ø Planificar, coordinar, dirigir y controlar todas aquellas actividades que se realicen en la organización, en función de los objetivos planteados por la misma, abarcando la administración de recursos y todo lo referente a las estrategias de mercado.

Objetivo Especifico:

Ø Verificar el buen funcionamiento del sistema y el cumplimiento de los objetivos.

Ø Representar legalmente a la empresa.

Ø Mantener buenas relaciones con los clientes.

Ø Planificar las actividades o acciones dirigidas a la supervivencia ante la competencia.

Funciones:

Ø Velar por el adecuado cumplimiento de todas y cada una de las acciones que realice el cyber café en función del desarrollo y bienestar de sus empleados y clientes.

Ø Planificar y ejecutar planes o acciones que lo mantengan en la competencia.

Ø Dirigir a los empleados en cada una de sus labores.

Ø Participar en la elaboración de los presupuestos de ingresos y egresos.

Ø Autorizar la elaboración de eventos, como torneos de juegos en red, etc.

Políticas:

Ø La empresa deberá encargarse del adiestramiento y capacitación del personal encargado del manejo de los equipos del cyber.

Ø Dotar al personal del material e instrumentos adecuados para la realización de sus actividades (software y hardware necesarios).

Normas:

Ø El personal de esta unidad debe asistir con buena presencia a la empresa a la hora de trabajar.

Ø Atender al cliente con amabilidad y cortesía

Ø Estar presente en el horario de trabajo establecido de 8:00am a 12:00pm y de 2:00pm a 8:00pm

Controles:

Ø Estar solvente con el pago de los impuestos

Ø Hacer llegar la información que halla sido generada en reuniones a través de oficios, publicaciones o entrevistas a todos los empleados

Unidad Organizacional

Contabilidad.

Objetivo general:


Ø Mantener bien informado al departamento de Gerencia llevando un control de los ingresos y egresos junto con los diferentes movimientos que puedan veneficiar o perjudicar a la organización.

Objetivos específicos:

Ø Satisfacer los requerimientos de reportes que sean solicitados por los demás departamentos.

Ø Actualizar constantemente los registros contables con descripción clara y entendible.

Ø Instituir ciertas normas y políticas para procurar un registro exacto y eficaz acerca de la situación financiera del cyber logrando posibles soluciones a tiempo.

Ø Mantener una accesoria constante al personal de alta gerencia acerca de la interpretación de los movimientos financieros y las mejores soluciones a tomar.

Funciones.

Ø Diseñar y presentar los últimos estados financieros guiándose por los entandares previamente establecidos.

Ø Satisfacer cualquier necesidad en cuanto a informes y requerimientos financieros requiera la Gerencia.

Ø Por medio de las reglas y estándares establecidos mantener un plan de financiamiento actualizado y preciso.

Ø Diseñar políticas y normas para garantizar el correcto funcionamiento del cyber.

Políticas.

Ø El personal técnico y obreros en general están en la capacidad de solucionar problemas y asumir retos siguiendo siempre los patrones de calidad requeridos.

Ø Todos los procedimientos contables se realizan en el mismo instante y de esa manera poder llevar un control estricto de la situación.

Ø Todo registro contable es producido por un esfuerzo conjunto de operaciones de todos los integrantes del cyber.

Ø Todos los procedimientos y políticas son debidamente regidos por los principios de contabilidad previamente propuestos y aceptados.

Normas.

Ø En este caso el contador deberá asistir a sus labores con vestimenta formal.

Ø El contador deberá permanecer dentro del cyber con su carnet de identificación que lo acredita como personal autorizado.

Ø El horario de jornada para el personal del departamento de contabilidad será el siguiente:


Lunes

Miércoles

Viernes

Llegada

08:00 a.m.

02:00 p.m.

08:00 a.m.

Salida

12:00 p.m.

06:00 p.m.

12:00 p.m.

Es importante cubrir esta jornada como requerimiento mínimo, si es necesario la implementación de tiempo adicional se podrán utilizar otros horarios.

Ø No debe abandonar su puesto, excepto a cumplir necesidades mayores (fisiológicas, consumir un medicamento, entre otros), en caso tal deberá notificarlo a la gerencia.

Ø Bajo ningún concepto se permite la extracción de algún material referente a la estructura financiera del cyber que pueda poner en peligro la situación en general del cyber.

Controles.

Ø Se debe registrar la llegada y salida dando parte a la gerencia.

Ø Todos los procedimientos acciones serán debidamente realizados en lugares específicos de trabajo para lograr una recuperación y consulta de información la cual agilite la acción ante alguna circunstancias.

Ø Se cumple su turno, según el horario establecido, pero no se retira hasta presentar el debido reporte de los estados financieros actuales.

Ø El personal a cubrir un turno se hace responsable por el cuadre de operaciones.


Unidad Organizacional

Seguridad.

Objetivo general:


Ø Ofrecer seguridad tanto al personal que labora en la empresa, como a su clientela.

Objetivo específico:

Ø Velar por la integridad de la clientela y el personal que labora en la empresa, así como de los bienes de la misma.

Funciones:

Ø Hacer mantener el orden en las respectivas salas, evitando cualquier disturbio en ellas.

Ø Apoyar al personal de todas las unidades administrativas en caso de que estos requieran de sus servicios.

Políticas:

Ø El armamento (armas de fuego, gases, rolo, entre otros) del que dispone el personal de seguridad, es proporcionado exclusivamente por la empresa.

Ø El armamento a utilizar debe ser legal.

Ø La empresa vela por la seguridad de su clientela, únicamente dentro de las instalaciones de la empresa.

Ø El armamento solo será manejado por el personal de seguridad.


Unidad Organizacional

Seguridad.

Normas:

Ø Para cumplir una jornada el personal debe estar en su total juicio, en caso contrario será notificado a la gerencia.

Ø Para mantener el orden debe primero agotar todo medio existente antes de usar la fuerza.

Ø El uso de armamento de fuego, solo será para casos extremos (atracos o secuestros que ocurran dentro del local), en otro caso será despedido de inmediato.

Ø Por ningún motivo, el personal de seguridad, podrá extraer el armamento fuera de las instalaciones de la misma, salvo el punto anterior.

Ø El personal de seguridad deberá llevar un registro de todas las novedades presentadas en su guardia.

Ø El personal de seguridad diariamente y por turno debe registrarse a la llegada y salida, también deberá registrar en forma especificada la entrega de armamento, municiones, gases y rolo al compañero de turno.

Ø El horario de jornada para el personal de seguridad es el siguiente:

Ø Turno

Ø Llegada

Ø Salida

Ø Mañana

Ø 6:00am

Ø 6:00pm

Ø Noche

Ø 6:00pm

Ø 6:00am



Ø Además que entre ellos se intercambiaran los turnos cada semana.

Controles:

Ø La gerencia revisara a diario el libro de registro del personal de seguridad, así como verificar la existencia del armamento que aparece registrado en el libro del personal de seguridad.


Unidad Organizacional

Ventas.

Objetivo general:


Ø Proporcionar un servicio completo y de calidad a las personas que visiten el cyber café, proporcionando beneficios tanto a la organización como a los clientes.

Objetivos Específicos:


Ø Permitirle al usuario contar con un servicio completo de fotocopiado, impresión, librería y todo lo relacionado con la venta de alimentos mediante una especie de cafetín.

Ø Complementar el servicio principal ofrecido de manera que la diversidad permita mayores ingresos al cyber.

Funciones:

Ø Ofrecer servicio de fotocopiado, impresión, librería y cafetín a todos los usuarios.

Ø Llevar un control correspondiente a las ventas por dicho servicio, las cuales deberán ser entregadas periódicamente al subgerente.

Políticas:

Ø Los ingresos que resulten de dicha área, serán independientes de los que se generen por conexiones a la red.

Ø Se deberá entregar un informe mensual de las ventas realizadas al subgerente.

Normas:

Ø El personal de trabajo deberá portar adecuadamente su uniforme.

Ø Se trabajara en un horario establecido de 8:00am a 8:00pm

Ø Los clientes deben ser tratados con amabilidad y cordialidad

Ø El pago deberá ser en efectivo y no se dan créditos

Ø Los precios deberán ajustarse a los establecidos legalmente.

Controles:

Ø Si por algún motivo el cuadre de caja no se ajusta a lo reportado, el encargado deberá completar la diferencia.

Ø Si el encargado hace uso del material ofrecido, deberá cancelar la totalidad de su costo.

Unidad Organizacional

Servicio al Cliente.

Objetivo general:

Ø Satisfacer a todo tipo de clientes, desde aquellos que necesiten el servicio para fines de navegación, hasta aquellos que solo soliciten el servicio de red para jugar.

Objetivos específicos:

Ø Satisfacer a los clientes que solo quieran jugar en red, ofreciéndoles una sala amplia y acondicionada exclusivamente para este uso.

Ø Satisfacer a los clientes que necesiten el servicio para navegación en Internet (Chat, búsqueda información, descarga de programas, entre otros) ofreciéndoles una sala amplia y acondicionada exclusivamente para este uso.

Ø Ofrecer a la clientela comodidad en su actividades, rodeándole únicamente de otras personas que necesiten desarrollar el mismo tipo de actividades, para así evitar incomodarlos con posibles estruendos (especialmente de juegos) y posibles rencillas entre los clientes.

Funciones:

Ø Atender a toda persona que llegue solicitando un PC ya sea para juego o navegación.

Ø Controlar en ambas salas el tiempo de uso de cada computador, responsabilizándose por el pago de este servicio.

Ø Reportar a sala de mantenimiento técnico, cualquier avería o problema con algún(os) equipo(s).

Ø Dar a las respectivas salas el uso para las cuales fueron creadas.

Ø En caso de problemas con algún cliente (terquedad, rehusó a pago, entre otros) dar la novedad a seguridad o enviarlo a la gerencia.

Políticas:

Ø Por ningún motivo se debe asignar un equipo de la sala de juegos para navegación de red y viceversa.

Ø El derecho a un equipo queda reservado únicamente por un cliente de manera personal, no se reservan computadoras por otros medios (llamadas, mensajes, e-mail, entre otros).

Ø Todo programa o juego, debe ser instalado por el personal perteneciente a la sala de mantenimiento técnico.

Ø Solo se permite un acompañante por usuario.

Ø En ningún caso se debe entrar en discusiones con los clientes.

Normas:

Ø El personal que labora en servicio de atención al cliente, en su jornada debe portar el uniforme establecido por la empresa de manera correcta.

Ø Para cumplir una jornada el personal debe estar en su total juicio, en caso contrario será notificado a la gerencia.

Ø El horario de jornada para este personal será el siguiente:



Llegada

Salida

Mañana

6:00am

1:00pm

Tarde

1:00pm

7:00pm

Noche

7:00pm

12:00am

La persona que cubra el horario de la mañana, también debe cubrir el de la noche, rotándose al siguiente día o cada semana los turnos con el compañero de trabajo.

Ø El personal en turno, no debe abandonar su puesto, excepto a cumplir necesidades mayores (fisiológicas, consumir un medicamento, entre otros), en caso tal deberá notificarlo al subgerente y al personal de ventas para que este lo suplante durante este periodo.

Controles:

Ø El personal debe registrar su llegada y salida dando parte a la gerencia.

Ø El personal al finalizar su turno, debe entregar un informe de cuadre de caja a la gerencia, donde el efectivo de caja debe corresponder a lo que arroje el informe.

Ø El personal cumple su turno, según el horario establecido, pero no se retira hasta presentar el cuadre de caja.

Ø El personal a cubrir un turno se hace responsable por el cuadre de caja de ese turno, todo exceso o déficit de dinero es su responsabilidad.


Unidad Organizacional

Mantenimiento Técnico.

Objetivo general:

Ø Mantener un completo asesoramiento y servicio inmediato en cuanto a la reparación y mantenimiento de computadoras.

Objetivos específicos:

Ø Tener un completo control referente a los computadores en la parte de software y hardware.

Ø Mantener un reporte específico de los problemas presentados diariamente referente a la parte técnica.

Ø Establecer normas y políticas para procurar un registro exacto y eficaz acerca del estado actual tanto en su parte física y lógica.

Ø Mantener al tanto a la gerencia sobre mejores soluciones y sugerencias acerca de los computadores en general.

Funciones.

Ø Diseñar y presentar los últimos reportes sobre las ultimas fallas encontradas guiándose por los entandares previamente establecidos.

Ø Satisfacer cualquier necesidad en cuanto a informes y requerimientos técnicos por parte de la Gerencia.

Ø Por medio de las reglas y estándares mantener una constante actualización de software y hardware.

Ø Diseñar e implementar las soluciones necesarias para el optimo funcionamiento del cyber.

Políticas.

Ø El personal técnico debe estar enteramente a la disposición para cualquier emergencia que sajan durante el día laboral.

Ø Toda avería y solución de problemas deberá ser solucionado en el mismo instante de reportada la falla.

Ø Todos los integrantes del cyber son responsable del buen funcionamiento a corto y mediano plazo de las instalaciones.

Todos los procedimientos llevados a cavo serán debidamente consultados y aprobados por la gerencia.

Normas.

Ø Los integrantes del departamento deberá asistir a sus labores con vestimenta adecuada con su función y a un nivel mínimo de exigencia.

Ø El personal deberá permanecer dentro de las instalaciones con su carnet de identificación que lo acredita como personal autorizado.

Ø La jornada de trabajo para el personal del departamento de mantenimiento será el siguiente:


Martes

Viernes

Llegada

02:00 p.m.

02:00 p.m.

Salida

06:00 p.m.

06:00 p.m.

Ø Bajo ningún concepto se permite la extracción de algún material perteneciente al cyber bien sea a nivel de software y hardware.

Ø No debe abandonar su puesto, excepto a cumplir necesidades mayores (fisiológicas, consumir un medicamento, entre otros), en caso tal deberá notificarlo a la gerencia.

Controles.

Ø Se debe registrar la llegada y salida dando parte a la gerencia.

Ø Todos los procedimientos acciones serán debidamente realizados en lugares específicos de trabajo suministrando su respectivo informe de averías y soluciones.

Ø Se cumple su turno, según el horario establecido, pero no se retira hasta presentar el debido reporte de los estados actuales de los computadores.

Ø El personal encargado en ese momento se hace responsable por el cuadre de operaciones.